Як поставити діагноз своєму бізнесу на різних етапах розвитку — ключові питання

Бізнес потребує постійного моніторингу, аналізу результатів та виявлення можливих проблем. Андрій Тертишник, співзасновник fint8, порівнює цей процес з медичною діагностикою. Тобто необхідно вчасно виявити хворобу та визначити шляхи її лікування. У своїй колонці він наводить питання та інструменти, які допоможуть «продіагностувати» вашу компанію.

Підготовка

Перед будь-якою медичною процедурою вам поставлять низку питань, щоб мінімізувати ризики. Так само й з діагностикою бізнесу. Перед тим, як аналізувати будь-які процеси чи показники, поставте собі такі питання:

• Чи плануємо ми грошовий потік на чотири тижні наперед?
• Чи поточна бізнес-модель є прибутковою? Якщо ні, то з якого періоду ми стали збитковими? Які ключові причини?
• Чи всі команди/продукти/напрями бізнесу прибуткові?
• Чи є протермінована дебіторська заборгованість?
• Чи є залежані запаси? Чи контролюємо період оборотності запасів?
• Чи контролюємо ми бенчзавантаження наших співробітників?
• Що з податком на прибуток? Хто контролює розрахунки? Чи плануємо ми ці суми?
• Хто контролює питання ціноутворення? Як швидко ми реагуємо на зміни бізнес-середовища?
• Чи є великі платежі, які очікують оплати понад місяць?
• Чи є в компанії рахунки, платіжки, сервіси, зареєстровані на фізичних осіб, з якими немає контакту?

Якщо у вас немає контролю на цих ділянках або чітких відповідей, терміново це виправте. Це й буде першим етапом діагностики — підготовка.

Діагностика

‍

В ідеальному світі потрібно з самого початку вибудовувати всі процеси правильно: наймати людей на кожну ділянку, все делегувати, купувати облікові системи тощо. У житті все відбувається не за планом. Головне — вчасно піднімати голову й переходити на нові етапи розвитку. Якщо цього не робити, є ризик застрягти в операційних питаннях і направляти свій ресурс не на розвиток бізнесу, а на гасіння пожеж.

Правильно поставлене питання — це вже половина відповіді. Далі ми перераховуємо питання, які повинні ставити собі власники, і інструменти, які допоможуть їх розв’язати.

‍

Етап: малий бізнес

Як працювати з людьми: на цьому етапі власник(и) бізнесу можуть виконувати всі функції: від продавця до пакувальника — це абсолютно нормально.

Як налагодити процеси: поки всі процеси хаотичні, оплати проводить власник, делегувати виходить тільки операційні повторювані процеси.

Які системи використовувати: у 90% випадків вистачає Excel/Google Sheets для ведення обліку і контролю.

‍

Питання та інструменти

Скільки грошей я можу забрати з бізнесу?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання: звіт «Баланс»:

• для розуміння зобов’язань, залишків грошей і запасів та для аналізу дебіторки;
• бажано формувати щомісяця, але мінімум раз в квартал.

Як працювати, щоб не докладати «своїх» коштів?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання: звіт про прибутки й збитки (P&L) за методом нарахувань  — щоб розуміти реальний заробіток. P&L за касовим методом  допускається для певних типів бізнесів (без коливань залишків запасів, дебіторської або кредиторської заборгованості або для спрощеного розрахунку).

Як уникнути нестачі грошей?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання: звіт про рух грошових коштів — підготувати в розрізі місяця з планом мінімум на три місяці вперед (краще на пів року — рік).

‍
Етап: середній бізнес

Як працювати з людьми: формування команди — один з основних викликів цього етапу. Власники бізнесу вже фізично не можуть виконувати все самостійно. Делегування — не примха, а обовʼязкова умова для розвитку бізнесу

Як налагодити процеси: на цьому етапі потрібно починати формалізацію процесів, встановлення відповідальних і точок контролю. Наприклад, власнику не потрібно знати, де ми замовляємо воду для офісу. Однак слід чітко розуміти, що є відповідальний за замовлення, процедура його формування, планування й контроль витрат.

Які системи використовувати: Excel/Google Sheets уже не врятують. Усі дані повинні бути структуровані. Збір й аналіз даних мають бути максимально автоматизованими. Інакше ми ризикуємо втратити дані, коли звільниться якийсь співробітник, не врахувати витрати у звітності, втратити клієнта, тому що забули йому подзвонити тощо.

Питання та інструменти

Як зростати? Завдяки чому?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

• аналіз обсягу ринку та конкурентів;
• порівняння показників бізнесу до бенчмарків  по сегменту.

Яка повинна бути маржа?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

1. розрахувати точку беззбитковості — для розуміння середньої маржинальності;

2. порівняти до бенчмарку по маржинальності сегмента;

3. зробити калькуляційні карти, розрахувати планову собівартість, розписати відхилення фактичної від планової;

4. проаналізувати ефективність виробництва, виявити відсоток «простоїв».

Чи можу я довіряти цифрам, які в мене в обліку? Чи є в мене в бізнесі системні помилки?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

1. управлінський аудит звітності мінімум за три місяці (поставити навпроти кожної статті звіту відповідального);
2. провести аудит облікових систем (чи дублюються роботи, як налаштований обмін між системами, чи налаштоване заповнення даних);
3. провести аналіз відхилень за доходами/витратами, розписати причини для виявлення неточностей;
4. сформувати облікову управлінську політику й запровадити щорічний аудит.

Які продукти прибуткові, а які дають гроші?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

1. Зробити ABC-аналіз продукції (за обсягами і по % маржинальності), порівняти ці показники й вивести збиткові продукти з продажу.
2. Провести аналіз цін на продукти та розрахувати «реальну маржинальність». Виняток — бонуси клієнтам та інші подібні витрати (напівзмінні витрати, умовні відсотки).

Що в мене на балансі?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання: провести інвентаризації всіх активів (запаси, основні засоби, гроші, дебіторка) та зобов’язань (кредиторка, резерви/нарахування). Акти звіряння з контрагентами оформити на звітну дату.

Яка в мене дебіторка/кредиторка?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання: провести аналіз протермінованої заборгованості, виявити безнадійні заборгованості, розрахувати умовні відсотки для розуміння реального доходу по клієнту.

Чи можу я купити нове обладнання?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

1. сформувати бізнес-модель під закупку, розрахувати ROI;
2. запустити процедуру план-факт аналізу, щорічно встановлювати плани, щомісячно відстежувати виконання.

Як отримувати правильні звіти вчасно?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

1. провести діагностику фінвідділу (організаційна структура, обов’язки, чек-листи);
2. інтегрувати нову/доопрацювати поточну систему управлінської звітності (набір звітів і аналітик, структура довідників).

Чи є в мене податкові ризики?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

1. провести аудит юридичної структури щодо поточної бізнес-моделі компанії;
2. провести аудит податкової і регламентованої звітності (за останній звітний квартал, рік);
3. переглянути всі «оптимізації» станом на сьогодні та оцінити можливість відмови від них.

Податкова гармонізація (різні юрисдикції, різні податкові системи).

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання: Провести аудит юридичної структури щодо поточної бізнес-моделі компанії і планів розвитку, сформувати дорожню карту змін.

Чи є постійні покращення показників бізнесу?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

1. запустити комплексне програмне забезпечення бізнес-аналітики Power BI (або інший BI інструмент);

2. відстеження показників в динаміці, щотижневі/щомісячні колли з керівниками підрозділів;

3. запровадити процедури «контролю відхилень» — встановити показники для контролю та відслідковувати їх;

4. збалансована система показників (balanced scorecard) для контролю ключових метрик

Скільки дивідендів я з партнерами можемо забирати в майбутньому і як ділити?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

1. cформувати модель нарахування та виплати дивідендів, нараховувати щомісячний резерв на виплату;

2. cформувати чітку юридичну структуру та розподіл HQ-витрат між підрозділами, компаніями, напрямами бізнесу;

3. узгодити з партнерами чітку модель виплати дивідендів.

Яку облікову систему для управлінського обліку потрібно вести?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

1. Порівняти поточну звітність і структуру фінвідділу з бізнес-моделлю компанії і планами розвитку. Сформувати перелік відсутніх/неповних/несвоєчасних даних та дорожню карту переходу до нової системи.

2. Впровадити ЕДО  .

3. Передати на аутсорс максимум процесів, які не є ключовими для бізнесу (збір податкових звітів, доставка тощо).

‍

Етап: на шляху до великого бізнесу

Як працювати з людьми: сформовано C-level, власники вийшли в борд управління або на шляху до цього.

Як налагодити процеси: у всіх відділах формалізовано процеси. Немає залежності від людини, є процеси. Іде їхнє постійне вдосконалення і покращення.

Які системи використовувати: усі співробітники чітко розуміють, де які дані знаходяться, як вони структуровані, хто за них відповідає. Збір інформації автоматизований. Для C-level налаштовано дашборди, щоб відстежувати результати та ухвалювати швидкі рішення.

‍

Питання та інструменти

Залучення кредитів

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання: комунікація з банківськими установами, підготовка бізнес-плану.

Як зберегти/збільшити капітал?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання:

• розробка системи контролю рухів капіталу, розробка інвестиційної політики компанії;
• податкова оптимізація (в рамках законодавства);
• розробка податково-юридичних систем для моделі бізнесу.

Скільки коштує бізнес?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання: залучення M&A спеціалістів, представників інвестиційних фондів та приватних інвесторів.

Який розподіл долей/вкладів/дивідендів в ньому?

Інструменти, які допоможуть розв’язати питання: модерація процесу узгодження між власниками умов розподілу, залучення юристів, супровід і прорахунки.

Зауваги

1. На всі ці питання не можна відповісти одним реченням чи знайти один робочий інструмент. Це все система взаємодії підрозділів компанії та зовнішніх експертів.
2. Діагностика бізнесу — не одноразовий захід, це постійний процес. Декілька разів на рік потрібно визначати проблематику станом на зараз, розробляти план дій і рухатися за ним.
3. Дуже цікаво дивитися на графіки й діаграми, але передовсім потрібно мінімізувати ризики, що можуть спричинити касові розриви, юридичні та податкові проблеми. Уміння відсікати лишнє формується з досвідом.

‍